Besluit houdende vaststelling van de inschalingscoëfficiënten voor de berekening van de mentorstoelage van de operationele opleiders

Dit besluit bepaalt hoe de maandelijkse mentorvergoeding voor opleiders op de werkvloer binnen de Vlaamse overheid eerlijk en uniform wordt berekend.
Samenvatting in gewone taal
Dit besluit legt vast hoe de maandelijkse mentorstoelage voor operationele opleiders binnen de Vlaamse overheid wordt berekend. Het doel is een uniforme en transparante vergoeding van mentortaken. Het is bedoeld voor personeelsleden die op de werkvloer nieuwe collega’s of cursisten opleiden. Externe mentoren die via projecten of contracten betaald worden, vallen niet onder deze regeling. De toelage wordt betaald voor effectief uitgevoerde mentortaken. Een mentoruur telt 60 minuten; deelprestaties mogen in blokken van minstens 15 minuten worden geregistreerd en worden maandelijks samengevoegd. De berekening gebeurt per mentoruur op basis van een referentiebedrag in euro, vermenigvuldigd met een inschalingscoëfficiënt. Die coëfficiënt hangt af van het functieniveau (A, B, C, D of E) en van de opleidingscontext, zoals groepsgrootte, risicograad van de werkomgeving en het tijdstip (bijvoorbeeld avond of nacht). Voor bijzondere opdrachten die vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd, kan een bijkomende toeslag gelden. De regels gelden voor aangewezen opleiders binnen de diensten van de Vlaamse overheid en gelinkte publieke organisaties. De bepalingen treden in werking op 1 maart 2026.
Documenttype
Besluit
Publicatiedatum
11 juli 2026
Status
Geldig
Trefwoorden
Werkplekleren Mentorstoelage Operationele opleiders Inschalingscoëfficiënten Vlaamse overheid Personeelsbeleid

De Vlaamse minister van Werk en Vorming,

Gelet op het decreet van 14 juni 2024 betreffende de organisatie van werkplekleren en operationele opleiding binnen de diensten van de Vlaamse overheid, artikel 22, §3, dat bepaalt dat de Vlaamse minister, bevoegd voor Werk en Vorming, de inschalingscoëfficiënten voor de mentorstoelage vaststelt;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 9 januari 2025 houdende de regeling van de mentorstoelage voor operationele opleiders binnen de Vlaamse openbare sector, artikel 7, §2, dat de vaststelling van het referentiebedrag en de inschalingscoëfficiënten delegeert aan de bevoegde minister;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 21 oktober 2025;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor Begroting, verleend op 28 oktober 2025;

Overwegende dat harmonisatie van de inschalingscoëfficiënten noodzakelijk is voor een uniforme en transparante vergoeding van de mentortaken binnen operationele opleidingen;

Besluit:

Artikel 1. ( 01/03/2026 - Definities )

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

  1. operationele opleider: de statutaire of contractuele personeelslid dat binnen de werkplek contextgebonden competenties overdraagt aan cursisten of nieuwe medewerkers, volgens een door de entiteit goedgekeurd opleidingsplan;
  2. mentorstoelage: de maandelijkse toelage die wordt toegekend voor effectief gepresteerde mentortaken in de operationele omgeving, berekend volgens de in dit besluit vastgelegde regels;
  3. mentoruur: een eenheid van zestig minuten aantoonbare mentortijd die rechtstreeks gekoppeld is aan een opleidingsdoelstelling; deelprestaties worden geregistreerd per blok van minstens vijftien minuten en op maandbasis samengevoegd;
  4. kwalificatiecategorie: de personeelscategorie overeenkomstig het functieniveau (A, B, C, D of E) zoals vastgesteld in het personeelsstatuut van de betrokken entiteit;
  5. inschalingscoëfficiënt: de vermenigvuldigingsfactor die, in functie van kwalificatiecategorie en opleidingscontext, wordt toegepast op het referentiebedrag per mentoruur;
  6. opleidingscontext: de feitelijke omstandigheden waarin de mentortaken worden uitgevoerd, waaronder groepsgrootte, risicoklasse van de werkomgeving en tijdstip van uitvoering;
  7. bijzondere opdracht: een door het lijnmanagement vooraf schriftelijk gemandateerde mentortaat die, wegens complexiteit of kriticiteit, een bijkomende toeslag rechtvaardigt;
  8. referentiebedrag: het basisbedrag per mentoruur, uitgedrukt in euro, waarop de toepasselijke inschalingscoëfficiënt(en) worden toegepast.

Artikel 2. ( 01/03/2026 - Toepassingsgebied )

Dit besluit is van toepassing op de personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid en van de publiekrechtelijke rechtspersonen die onder het toepassingsgebied van het decreet van 14 juni 2024 vallen, voor zover zij door hun entiteit zijn aangewezen als operationele opleider. Het is niet van toepassing op externe mentoren die worden vergoed op basis van project- of contractfinanciering buiten het organiek personeelskrediet.

Artikel 3. ( 01/03/2026 - Referentiebedrag en berekeningswijze )

Het referentiebedrag per mentoruur bedraagt 21,75 euro, uitgedrukt in prijsniveau januari 2026. De mentorstoelage per maand wordt berekend als volgt: mentorstoelage = referentiebedrag × (totaal aantal in die maand geregistreerde en gevalideerde mentoruren) × (toepasselijke inschalingscoëfficiënt zoals bepaald in de artikelen 4 en 5). De afrondingsregels en plafonds zijn bepaald in artikel 6.

Artikel 4. ( 01/03/2026 - Inschalingscoëfficiënten per kwalificatiecategorie )

De basis-inschalingscoëfficiënten per kwalificatiecategorie zijn als volgt vastgesteld:

  1. Niveau A: 1,25;
  2. Niveau B: 1,10;
  3. Niveau C: 1,00;
  4. Niveau D: 0,90;
  5. Niveau E: 0,85.

Op de basis-inschalingscoëfficiënt wordt, naargelang de opleidingscontext, één van de volgende contextcoëfficiënten toegepast:

  1. individuele begeleiding (één-op-één): 1,00;
  2. groepsbegeleiding met maximaal 6 gelijktijdige cursisten: 1,05;
  3. groepsbegeleiding met meer dan 6 gelijktijdige cursisten: 1,10;
  4. begeleiding in een als risicoklasse B of hoger geclassificeerde werkomgeving volgens het interne preventieplan: 1,15;
  5. begeleiding buiten het reguliere dagvenster (tussen 20.00 uur en 06.00 uur) of tijdens weekend- of feestdagen: 1,20.

De toepasselijke inschalingscoëfficiënt is het product van de basis-inschalingscoëfficiënt en de ene contextcoëfficiënt die het best aansluit bij de overheersende opleidingscontext van het betrokken mentoruur. Per mentoruur kan slechts één contextcoëfficiënt worden toegepast.

Artikel 5. ( 01/03/2026 - Bijzondere opdrachten )

Voor bijzondere opdrachten kan een bijkomende toeslagcoëfficiënt worden toegekend, onder de volgende voorwaarden:

  1. de bijzondere opdracht wordt vooraf schriftelijk gemotiveerd en gevalideerd door het lijnmanagement van de entiteit;
  2. de toeslagcoëfficiënt bedraagt 1,10 voor onboarding van kritieke functies, 1,15 voor interdisciplinaire of locatio-overschrijdende coördinatie, en 1,20 voor meertalige begeleiding of hoogrisico-simulaties;
  3. de bijzondere-toeslagcoëfficiënt is cumuleerbaar met de basis- en contextcoëfficiënt, met dien verstande dat de totale inschalingscoëfficiënt per mentoruur niet hoger mag zijn dan 1,50;
  4. de inzet op bijzondere opdrachten bedraagt minimaal 4 mentoruren per kalendermaand om voor de toeslag in aanmerking te komen;
  5. de geldigheidsduur van de toekenning is beperkt tot maximaal zes opeenvolgende maanden en is hernieuwbaar mits een nieuwe motivatie en validatie.

Artikel 6. ( 01/03/2026 - Afronding, plafonnering en onverenigbaarheden )

De berekende mentorstoelage per maand wordt afgerond op de dichtstbijzijnde eurocent. Per personeelslid komen maximaal 60 mentoruren per kalendermaand in aanmerking voor de berekening van de mentorstoelage. De uitbetaalde mentorstoelage per kalendermaand bedraagt niet meer dan 1.500,00 euro bruto per personeelslid. Er is geen recht op mentorstoelage voor uren die samenvallen met perioden van afwezigheid met behoud van loon, noch voor uren die reeds aanleiding geven tot een andere specifieke vergoeding voor mentortaken of praktijkbegeleiding binnen dezelfde entiteit.

Artikel 7. ( 01/03/2026 - Indexering en actualisering )

Het referentiebedrag wordt jaarlijks op 1 januari geïndexeerd volgens de gezondheidsindex, gepubliceerd door Statistiek Vlaanderen, met als referentie-index de index van januari 2026. Het nieuwe referentiebedrag wordt berekend als volgt: nieuw referentiebedrag = huidig referentiebedrag × (gezondheidsindex van januari van het betrokken jaar / referentie-index). Het aldus berekende bedrag wordt afgerond op twee decimalen. Indien het voortschrijdend gemiddelde van de gezondheidsindex met meer dan 4,0% afwijkt ten opzichte van de laatst gehanteerde referentie-index, kan de minister het referentiebedrag tussentijds actualiseren; de aangepaste waarde wordt bekendgemaakt via een omzendbrief en toegepast vanaf de eerste dag van de daaropvolgende maand.

Artikel 8. ( 01/03/2026 - Registratie, verantwoording en controle )

De entiteiten registreren de mentoruren in een door de leidend ambtenaar aangeduid registratiesysteem en bewaren de onderliggende bewijsstukken gedurende minstens vijf jaar. De registratie bevat minimaal: identificatie van de operationele opleider, datum en tijdsblok, opleidingsdoelstelling, opleidingscontext en, in voorkomend geval, verwijzing naar de validatie van een bijzondere opdracht. De uitbetaalde mentorstoelage is onderworpen aan ex-postcontrole door de interne auditdiensten en Audit Vlaanderen. Onverschuldigd betaalde bedragen worden teruggevorderd overeenkomstig het financieel reglement van de entiteit, onverminderd eventuele tuchtrechtelijke gevolgen.

Artikel 9. ( 01/03/2026 - Overgangsregeling )

Voor opleidingen die zijn aangevat vóór 1 maart 2026 en die doorlopen na die datum, worden de mentoruren tot en met 29 februari 2026 vergoed volgens de vóór die datum geldende interne regelingen van de entiteit, en de mentoruren vanaf 1 maart 2026 volgens de bepalingen van dit besluit. Reeds gevalideerde bijzondere opdrachten worden geacht te voldoen aan artikel 5 voor de resterende duur van de validatieperiode, behoudens uitdrukkelijke herbevestiging door het lijnmanagement.

Artikel 10. ( 01/03/2026 - Inwerkingtreding en bekendmaking )

Dit besluit treedt in werking op 1 maart 2026. Het wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en op het intranet van de Vlaamse overheid. De leidend ambtenaren van de betrokken entiteiten dragen zorg voor de uitvoering.