Besluit tot vaststelling van een bijkomende elektronische kennisgevingswijze, vermeld in artikel 8/1, § 3, 7° van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges

Voortaan kunnen officiële berichten in sommige Vlaamse administratieve procedures via de beveiligde Berichtenbox in Mijn Burgerprofiel worden bezorgd, als de betrokkene dit vooraf aanvaardt.
Samenvatting in gewone taal
Dit besluit voegt een extra, veilige manier toe om processtukken en beslissingen in procedures bij sommige Vlaamse administratieve rechtbanken en raden te bezorgen: via de Berichtenbox in Mijn Burgerprofiel. Burgers, bedrijven, overheden en hun vertegenwoordigers hebben er baat bij: het is snel, betrouwbaar en er is duidelijk bewijs van verzending en ontvangst. Wie deze manier wil gebruiken, moet er uitdrukkelijk mee instemmen bij het indienen van een stuk of ten laatste vóór de kennisgeving. De instemming kan digitaal via het online indieningsportaal of op papier. Je kiest één voorkeurskanaal gekoppeld aan de Berichtenbox (website, mobiele app of automatische doorsturing naar de federale elektronische brievenbus, de eBox) en kan dat later aanpassen voor volgende berichten. Je meldt je aan via de federale aanmeldingsdienst (CSAM) met een voldoende hoog beveiligingsniveau. Voor organisaties kan de kennisgeving gebeuren aan een in dat systeem geregistreerde vertegenwoordiger; de organisatie houdt die machtigingen actueel. Een bericht geldt als bezorgd zodra het technisch beschikbaar is in de Berichtenbox. Open je het niet, dan geldt het uiterlijk op de tiende kalenderdag om 00.00 uur (lokale tijd) als bezorgd. Het systeem registreert de nodige gegevens als bewijs.
Documenttype
Besluit
Publicatiedatum
31 mei 2026
Status
Geldig
Trefwoorden
elektronische kennisgeving Berichtenbox Mijn Burgerprofiel bestuursrechtscolleges digitale dienstverlening gegevensbescherming

De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering en Gelijke Kansen,

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, inzonderheid op artikel 8/1, § 3, 7°;

Gelet op de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, inzonderheid de bepalingen over digitale dienstverlening en informatiebeheer door de Vlaamse overheid;

Gelet op het advies van de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens van 14 november 2025, nr. VTC/AD/2025/274;

Overwegende dat het aangewezen is een bijkomende elektronische kennisgevingswijze vast te stellen die de rechtszekerheid en de efficiënte kennisgeving van procesdocumenten bevordert;

Besluit:

Artikel 1. (01/03/2026 - Actueel)

De bijkomende elektronische kennisgevingswijze, vermeld in artikel 8/1, § 3, 7° van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, is de kennisgeving via de beveiligde Berichtenbox van de Vlaamse overheid in Mijn Burgerprofiel (hierna: de Vlaamse Berichtenbox).

Artikel 2. (01/03/2026 - Actueel)

De kennisgeving via de Vlaamse Berichtenbox gebeurt onder de volgende voorwaarden:

  1. De partij of haar behoorlijk gemachtigde verklaart bij de indiening van het processtuk of uiterlijk voordat de kennisgeving plaatsvindt, uitdrukkelijk in te stemmen met kennisgeving via de Vlaamse Berichtenbox. De instemming kan digitaal via het indieningsportaal of schriftelijk worden gegeven.
  2. De partij kiest één voorkeurskanaal gekoppeld aan de Vlaamse Berichtenbox (web, mobiele toepassing of doorgeleiding naar een gekoppelde federale eBox). De keuze kan op elk ogenblik worden gewijzigd voor toekomstige kennisgevingen door kennisgeving aan het betrokken bestuursrechtscollege.
  3. De toegang tot de Vlaamse Berichtenbox verloopt via CSAM-authenticatie met een betrouwbaarheidsniveau dat minstens “substantieel” is.
  4. Voor rechtspersonen kan de kennisgeving via de Vlaamse Berichtenbox gebeuren aan een door de rechtspersoon in CSAM geregistreerde mandataris of functionaris. De rechtspersoon staat in voor het actueel houden van de mandaten.

Artikel 3. (01/03/2026 - Actueel)

Het tijdstip van kennisgeving en het bewijs daarvan worden als volgt bepaald:

  1. De kennisgeving wordt geacht te zijn verricht op het tijdstip waarop het bericht technisch beschikbaar is gesteld in de Vlaamse Berichtenbox, zoals geregistreerd door het berichtenplatform.
  2. Indien het bericht niet wordt geopend binnen tien kalenderdagen na de beschikbaarstelling, wordt de kennisgeving geacht te zijn verricht op de tiende kalenderdag om 00.00 uur (CET/CEST, naar gelang van toepassing).
  3. Het berichtenplatform registreert minstens: het unieke berichtkenmerk, het tijdstip van beschikbaarstelling, het tijdstip van eerste opening, de identiteit van de geauthenticeerde lezer en eventuele afleverfouten. Deze gegevens vormen het bewijs van verzending en ontvangst.
  4. Bij betwisting levert het betrokken bestuursrechtscollege op verzoek een gedateerd en ondertekend uittreksel van het afleverregister over.

Artikel 4. (01/03/2026 - Actueel)

Bij technische onbeschikbaarheid of bijlagebeperkingen geldt het volgende:

  1. Indien de Vlaamse Berichtenbox gedurende meer dan vier aaneensluitende uren niet beschikbaar is, kan het betrokken bestuursrechtscollege voor die periode gebruikmaken van een alternatieve kennisgevingswijze, vermeld in artikel 8/1, § 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014. De onbeschikbaarheid wordt gelogd en bij het dossier gevoegd.
  2. Indien de totale omvang van de bijlagen meer dan 150 megabyte bedraagt, wordt in de Vlaamse Berichtenbox een kennisgeving geplaatst die een beveiligde downloadlink bevat naar de bestanden, met een beschikbaarheidsduur van ten minste dertig kalenderdagen.
  3. Indien encryptie of bestandsformaten de aflevering onmogelijk maken, wordt de kennisgeving herverzonden met compatibele formaten of wordt een alternatieve kennisgevingswijze toegepast.

Artikel 5. (01/03/2026 - Actueel)

Toepassingsgebied en uitzonderingen:

  1. De in artikel 1 bedoelde kennisgevingswijze kan worden gebruikt door de bestuursrechtscolleges waarop het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 van toepassing is, voor alle kennisgevingen in de zin van artikel 8/1 van dat besluit, behoudens wanneer de wet of een decreet een specifieke vorm voorschrijft die onverenigbaar is met elektronische kennisgeving.
  2. De kennisgevingswijze wordt niet gebruikt voor stukken waarvoor krachtens federale of Vlaamse regelgeving uitsluitend de gerechtsdeurwaarder of de aangetekende zending vereist is.
  3. Indien de partij haar instemming met elektronische kennisgeving intrekt, geldt de intrekking uitsluitend voor toekomstige kennisgevingen en laat zij de geldigheid van reeds verrichte kennisgevingen onverlet.

Artikel 6. (01/03/2026 - Actueel)

Verwerking van persoonsgegevens:

  1. De betrokken bestuursrechtscolleges zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de kennisgevingen via de Vlaamse Berichtenbox.
  2. De Vlaamse overheid, Agentschap Digitaal Vlaanderen, treedt op als verwerker voor het beheer van de Vlaamse Berichtenbox en de technische afleverlogs.
  3. De verwerking heeft als rechtsgrond de vervulling van een taak van algemeen belang en de uitoefening van het openbaar gezag van de betrokken bestuursrechtscolleges. De bewaartermijn van de afleverlogs bedraagt tien jaar vanaf de datum van kennisgeving.
  4. Bij de eerste kennisgeving via de Vlaamse Berichtenbox informeert het betrokken bestuursrechtscollege de partij over de verwerkingsactiviteiten, de uitoefening van haar rechten en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming.

Artikel 7. (01/03/2026 - Actueel)

Dit besluit treedt in werking op 1 maart 2026.