Besluit tot wijziging van artikel 3/1 van het ministerieel besluit van 13 maart 2019 tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 tot vaststelling van de nadere regels over de rechten en plichten van werkgevers uit de proces- en scheikundige nijverheid in hun contacten met sectorale opleidingsactoren en tot vaststelling van de regels over de ambtshalve en gedwongen herziening van een beslissing tot toekenning van opleidingssubsidies in het kader van het sectorale vormingsbeleid, wat betreft meldingen in en motivering van een beslissing over opleidingssubsidies en de voorwaarden om af te zien van terugvordering van onverschuldigde opleidingssubsidies

De Vlaamse minister van Werk en Sociale Economie,

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 tot vaststelling van de nadere regels over de rechten en plichten van werkgevers uit de proces- en scheikundige nijverheid in hun contacten met sectorale opleidingsactoren en tot vaststelling van de regels over de ambtshalve en gedwongen herziening van een beslissing tot toekenning van opleidingssubsidies in het kader van het sectorale vormingsbeleid, inzonderheid op artikel 26, §3, en artikel 37, §2;

Gelet op het ministerieel besluit van 13 maart 2019 tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018, het laatst gewijzigd bij het ministerieel besluit van 28 juni 2022;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 05 mei 2025;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 10 mei 2025;

Na overleg met de representatieve werkgevers- en werknemersorganisaties van de proces- en scheikundige nijverheid in het sectoraal overlegcomité van 20 mei 2025;

Gelet op het advies van de juridische dienst van het Departement Werk en Sociale Economie, gegeven op 24 mei 2025;

Besluit:

Artikel 1. ( 01/02/2026 - inwerkingtreding )

In artikel 3/1 van het ministerieel besluit van 13 maart 2019 tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 tot vaststelling van de nadere regels over de rechten en plichten van werkgevers uit de proces- en scheikundige nijverheid in hun contacten met sectorale opleidingsactoren en tot vaststelling van de regels over de ambtshalve en gedwongen herziening van een beslissing tot toekenning van opleidingssubsidies in het kader van het sectorale vormingsbeleid, het laatst gewijzigd bij het ministerieel besluit van 28 juni 2022, wordt artikel 3/1 vervangen door wat volgt:
"Art. 3/1. Meldingen en motivering bij beslissingen over opleidingssubsidies; voorwaarden tot afzien van terugvordering van onverschuldigde bedragen.
§1. De beslissing over een aanvraag tot toekenning, weigering, wijziging, vermindering, opschorting of intrekking van een opleidingssubsidie bevat minstens de volgende vermeldingen:
1° de identificatie van de werkgever, het unieke dossiernummer, de datum van de beslissing en de benaming van de betrokken sectorale opleidingsactor;
2° de rechtsgrond, met expliciete verwijzing naar de toepasselijke bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 en dit ministerieel besluit;
3° een beknopte, concrete en op het individuele dossier toegespitste feitelijke motivering, waaronder een overzicht van de aangeleverde bewijsstukken en de wijze waarop deze in de beoordeling zijn betrokken;
4° de berekeningswijze van het subsidiebedrag, inclusief de toegepaste plafonds, cofinancieringspercentages, eventuele correcties en afrondingsregels;
5° in geval van gehele of gedeeltelijke weigering, vermindering, opschorting of intrekking: de specifieke weigerings- of reductiegronden en, in voorkomend geval, de voorwaarden en termijnen voor regularisatie;
6° de aanduiding van de beschikbare rechtsmiddelen, de termijnen en modaliteiten voor het indienen ervan, alsook de contactgegevens van de bevoegde dienst;
7° indien een terugvordering wordt aangekondigd: het bedrag, de juridische grondslag, de wijze van berekening, de betalingstermijn, de eventuele nalatigheidsinterest en de mogelijkheid tot afbetalingsplan.
§2. De beslissing wordt meegedeeld via de eBox Enterprise van de werkgever. Indien de eBox Enterprise niet geactiveerd is of de elektronische kennisgeving onbetwistbaar is mislukt, gebeurt de kennisgeving per beveiligde elektronische post met ontvangstbevestiging of per aangetekende brief. De datum van ontvangst is, naar gelang van het geval, de datum van raadpleging in de eBox Enterprise, de datum van de elektronische ontvangstbevestiging of de derde werkdag na de afgifte ter post. Voor de bepaling van voormelde data worden de registratietijdstippen vastgesteld op basis van de serverklok van het betrokken platform, gesynchroniseerd via NTP (UTC+1 in wintertijd, UTC+2 in zomertijd), en afgerond op hele minuten.
§3. De beslissing wordt meegedeeld binnen een termijn van 45 kalenderdagen na de sluiting van het administratief onderzoek. Indien uitzonderlijke en gemotiveerde omstandigheden dit vergen, kan de sectorale opleidingsactor de kennisgevingstermijn éénmalig verlengen met maximaal 15 kalenderdagen. De verlenging wordt vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn schriftelijk aan de werkgever gemeld, met opgave van redenen. Een overschrijding van de kennisgevingstermijn tast de geldigheid van de beslissing niet aan, maar wordt geregistreerd en periodiek gerapporteerd aan het Departement Werk en Sociale Economie. De periodieke rapportering gebeurt per kwartaal uiterlijk op de tiende werkdag volgend op het kwartaal, en bevat per dossier het aantal dagen overschrijding, de redenencategorie en de naam en hoedanigheid van de beslissingsnemer.
§4. De motivering voldoet aan de volgende vormvereisten:
1° de relevante beoordelingscriteria worden opgesomd en toegepast op de concrete elementen van het dossier; algemene of loutere verwijzingen zonder individuele toetsing volstaan niet;
2° afwijkingen van standaardregels of richtsnoeren worden uitdrukkelijk verantwoord;
3° de gebruikte gegevensbronnen en bewijsstukken worden aangeduid, met vermelding van datum en herkomst, alsook, voor digitale bewijsstukken, het bestandsformaat en de SHA-256-controlesom;
4° bij geautomatiseerde berekeningen wordt de gebruikte formule in klare en begrijpelijke bewoordingen toegelicht en wordt het rekenresultaat per post weergegeven.
§5. Van de terugvordering van onverschuldigd uitbetaalde opleidingssubsidies kan slechts worden afgezien indien cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1° het onverschuldigde bedrag is niet hoger dan 150 euro per beslissing of, indien hoger, niet meer dan 5 procent van het oorspronkelijk toegekende subsidiebedrag, waarbij het laagste van beide grensbedragen bepalend is;
2° de werkgever is te goeder trouw en heeft geen onvolledige, onjuiste of misleidende informatie verstrekt die het onverschuldigde karakter heeft veroorzaakt of in stand gehouden;
3° het onverschuldigde karakter vloeit uitsluitend voort uit een kennelijke administratieve vergissing of een niet-substantiële vormfout van de sectorale opleidingsactor of de administratie, die geen invloed heeft gehad op de inhoudelijke subsidiabiliteit;
4° de kosten van invordering zouden kennelijk onevenredig zijn in verhouding tot het terug te vorderen bedrag, of de onmiddellijke invordering zou disproportioneel zijn gelet op de aantoonbare sociaal-economische situatie van de werkgever;
5° het totaal van de bedragen waarvoor per werkgever binnen hetzelfde kalenderjaar van terugvordering wordt afgezien, overschrijdt niet 500 euro;
6° er is in de 24 maanden voorafgaand aan de beslissing niet eerder van terugvordering afgezien ten aanzien van dezelfde werkgever op grond van deze paragraaf;
7° de beslissing om van terugvordering af te zien is schriftelijk, individueel gemotiveerd en vermeldt minstens de toetsing aan de punten 1° tot en met 6°, evenals eventuele opgelegde corrigerende maatregelen. Voor de toepassing van de punten 1° en 5° worden bedragen en percentages vastgesteld op twee decimalen; bij de drempeltoets wordt niet naar boven afgerond.
§6. Van terugvordering kan in geen geval worden afgezien indien een element van bedrog, fout met bedrieglijk opzet of herhaaldelijke niet-naleving van subsidievoorwaarden door de werkgever wordt vastgesteld, of indien Europese of andere hogere rechtsnormen de terugvordering verplichten. Evenmin kan worden afgezien van de aanrekening van nalatigheidsinteresten die voortvloeien uit dwingende rechtsregels.
§7. Beslissingen waarbij op grond van §5 van terugvordering wordt afgezien, worden geregistreerd in een centraal register met vermelding van het dossiernummer, het bedrag, de datum, de motivering en de verantwoordelijke ambtenaar. Het register wordt halfjaarlijks geanonimiseerd gerapporteerd aan het Departement Werk en Sociale Economie voor audit- en monitoringsdoeleinden. De gegevens worden gedurende tien jaar bewaard. De halfjaarlijkse rapportering wordt uiterlijk op 15 januari en 15 juli bezorgd in open bestandsformaat (CSV, scheidingsteken ';') en de onderliggende registraties worden gearchiveerd op WORM-opslag.
§8. Op verzoek van de werkgever kan een afbetalingsplan worden toegestaan voor terug te vorderen bedragen groter dan 150 euro, met een looptijd van maximaal twaalf maanden en zonder afbreuk te doen aan de verschuldigdheid van nalatigheidsinteresten conform de toepasselijke regelgeving. De weigering of toekenning van een afbetalingsplan wordt gemotiveerd en meegedeeld overeenkomstig §2 en §4."

Artikel 2. ( 01/02/2026 - inwerkingtreding )

Dit besluit treedt in werking op 1 februari 2026. Het vervangen artikel 3/1 is van toepassing op beslissingen inzake opleidingssubsidies die worden genomen vanaf die datum, ongeacht de datum van de aanvraag. De voorwaarden om af te zien van terugvordering, bedoeld in artikel 3/1, §5 tot en met §7, zijn van toepassing op vaststellingen van onverschuldigde betalingen die worden gedaan vanaf 1 februari 2026.