Besluit tot wijziging van het ministerieel besluit van 19 maart 2004 houdende vaststelling van de lijst van erkende arbeidsbemiddelingssystemen in uitvoering van artikel 1.1.2 en artikel 5.9.2.1bis van het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft wijzigingen aan het systeem U-3.12

Dit besluit werkt de erkenningsregels bij voor het digitale arbeidsbemiddelingssysteem U-3.12, dat over sectoren en regio's werkzoekenden en werkgevers samenbrengt en begeleidt.
Samenvatting in gewone taal
Dit besluit past vanaf 1 maart 2026 de erkenningsvoorwaarden aan voor het digitale arbeidsbemiddelingssysteem U-3.12. Zo wil de Vlaamse overheid betere kwaliteit, meer openheid en vlotte samenwerking met partners garanderen. Werkzoekenden en werkgevers hebben er baat bij, net als organisaties die bemiddelen of opleidingen aanbieden. Concreet moet U-3.12 sector- en regiogrensoverschrijdend werken en zowel automatische als manuele matching ondersteunen. Het systeem biedt profielbeheer, vacatureregistratie, slimme zoek- en matchfuncties, planning en opvolging van gesprekken, en integreert voorstellen voor activering en opleiding. Er komt een kwaliteitsaanpak met driemaandelijkse controles op datakwaliteit, traceerbare wijzigingslogboeken en een jaarlijkse evaluatie door de directie met opvolging. Voor transparantie publiceert het systeem in begrijpelijke taal de gebruikte matchcriteria, test het vooraf en periodiek op niet-discriminatie en is menselijke tussenkomst mogelijk op gemotiveerd verzoek. Voor gegevensuitwisseling voorziet het beveiligde, gedocumenteerde koppelingen en ondersteunt het minstens JOB-XML v2.4 en MATCH-API v1.3 of gelijkwaardige, publiek gedocumenteerde standaarden. Beveiliging en continuïteit omvatten sterke aanmelding, rolgebaseerde rechten, versleuteling, en een getest plan met maximale hersteltijd van 4 uur en maximaal 15 minuten gegevensverlies. Elk kwartaal rapporteert het systeem kerncijfers zoals bemiddelingsgraad, tijd tot plaatsing, invulratio, doorlooptijden en klachten.
Documenttype
Besluit
Publicatiedatum
21 juni 2026
Status
Geldig
Trefwoorden
Arbeidsbemiddeling Arbeidsmarkt Digitale systemen Erkenning Kwaliteitsborging Interoperabiliteit

De Vlaamse minister van Werk en Sociale Economie,

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, artikel 1.1.2 en artikel 5.9.2.1bis;

Gelet op het ministerieel besluit van 19 maart 2004 houdende vaststelling van de lijst van erkende arbeidsbemiddelingssystemen in uitvoering van artikel 1.1.2 en artikel 5.9.2.1bis van het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, laatst gewijzigd bij het ministerieel besluit van 14 mei 2021;

Overwegende dat het noodzakelijk is de technische en organisatorische erkenningsvoorwaarden voor het systeem U-3.12 te actualiseren met het oog op kwaliteitsborging, transparantie en interoperabiliteit;

Besluit:

Artikel 1. (01/03/2026 - wijziging)

In de bijlage bij het ministerieel besluit van 19 maart 2004 houdende vaststelling van de lijst van erkende arbeidsbemiddelingssystemen, wordt de rubriek "U-3.12" vervangen door wat volgt:

U-3.12. Digitaal arbeidsbemiddelingssysteem voor sectoroverschrijdende matching en begeleiding van werkzoekenden en werkgevers.

  1. Doel en toepassingsgebied: het systeem ondersteunt geautomatiseerde en manuele matching, intake, trajectopvolging en doorverwijzing tussen sectoren en regio’s, inclusief grensoverschrijdende samenwerking binnen het Belgische grondgebied.
  2. Minimale functionele vereisten: het systeem biedt profielbeheer voor werkzoekenden en werkgevers, vacatureregistratie, intelligente zoek- en matchfunctionaliteit, planning en opvolging van selectiegesprekken, alsook integratie van activerings- en opleidingsvoorstellen.
  3. Kwaliteitsborging: het systeem hanteert een gedocumenteerd kwaliteitsmanagementsysteem met driemaandelijkse interne controles op datakwaliteit, traceerbare wijzigingslogboeken en een jaarlijkse directiebeoordeling met maatregelopvolging.
  4. Transparantie en non-discriminatie: het systeem documenteert en publiceert in begrijpelijke bewoordingen de gehanteerde matchcriteria; het voert voorafgaande en periodieke niet-discriminatietesten op algoritmische componenten uit en beschikt over een mechanisme voor menselijke tussenkomst op gemotiveerd verzoek.
  5. Interoperabiliteit en gegevensuitwisseling: het systeem voorziet in beveiligde, gedocumenteerde interfaces voor gegevensuitwisseling met publieke en private partners; het ondersteunt minimaal het uitwisselingsformaat “JOB-XML v2.4” en “MATCH-API v1.3” of gelijkwaardige, publiek gedocumenteerde standaarden.
  6. Beveiliging en continuïteit: het systeem beschikt over toegangsbeheer met sterke authenticatie, rolgebaseerde autorisaties, versleuteling van gegevens in rust en tijdens transport, en een getest continuïteitsplan met een maximale hersteltijd van 4 uur en een maximaal gegevensverlies van 15 minuten.
  7. Rapportering: het systeem registreert en rapporteert kwartaalgewijs indicatoren inzake bemiddelingsgraad, tijd-tot-plaatsing, invulratio van vacatures, doorlooptijden per trajectfase, klachtenratio en herplaatsingsgraad binnen 6 maanden.
  8. Erkenningsduur en identificatie: de erkenning voor U-3.12 geldt voor 5 jaar en wordt geïdentificeerd door een uniek erkenningsnummer met codeprefix “U-3.12”.

Artikel 2. (01/03/2026 - wijziging)

In hetzelfde ministerieel besluit wordt na artikel 2 een artikel 2/1 ingevoegd, dat luidt als volgt:

"Art. 2/1. Overgangsregeling voor systeem U-3.12.

  1. Houders van een erkenning voor systeem U-3.12 die op de datum van inwerkingtreding van dit besluit geldig is, beschikken over een overgangstermijn tot en met 30 november 2026 om volledig te voldoen aan de in de bijlage vastgelegde, geactualiseerde vereisten voor U-3.12.
  2. Uiterlijk op 15 september 2026 bezorgen de houders van een erkenning voor U-3.12 aan de administratie een gedetailleerd implementatieplan met mijlpalen, risicoanalyse en testverslagen waaruit de functionele conformiteit met de geactualiseerde vereisten blijkt.
  3. Bij gebreke aan indiening van het implementatieplan of bij vastgestelde niet-conformiteit na afloop van de overgangstermijn, wordt de erkenning voor U-3.12 van rechtswege geschorst met ingang van 1 december 2026, behoudens gemotiveerde beslissing tot termijnverlenging met maximaal 3 maanden op verzoek dat uiterlijk 31 oktober 2026 is ingediend.
  4. De administratie kan tijdens de overgangstermijn tussentijdse verificaties uitvoeren en technische attesten en testrapporten opvragen; de houders verlenen daartoe kosteloos alle noodzakelijke medewerking en toegang tot testomgevingen.

"

Artikel 3. (01/03/2026 - wijziging)

In hetzelfde ministerieel besluit wordt na artikel 2/1 een artikel 2/2 ingevoegd, dat luidt als volgt:

"Art. 2/2. Audit en rapportage voor systeem U-3.12.

  1. Houders van een erkenning voor U-3.12 laten jaarlijks, binnen de vier maanden na afloop van het kalenderjaar, een externe audit uitvoeren door een onafhankelijke auditinstantie met aantoonbare expertise in digitale bemiddelingsplatformen en informatiebeveiliging.
  2. De audit dekt ten minste: naleving van de functionele en kwaliteitsvereisten voor U-3.12, juistheid en volledigheid van de verplichte indicatoren, doeltreffendheid van de interne controles, beheer van incidenten en klachten, en conformiteit met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
  3. De houders bezorgen de administratie uiterlijk op 30 april van elk jaar het auditverslag, de actieplannen voor geconstateerde tekortkomingen en de geaggregeerde indicatoren voor het voorafgaande jaar, ingediend via het door de administratie ter beschikking gestelde digitale loket en volgens het opgelegde gegevensmodel.
  4. Technische of operationele wijzigingen met impact op de matchinglogica, de beveiligingsarchitectuur of de interoperabiliteit worden voorafgaandelijk gemeld; substantiële wijzigingen zijn onderworpen aan een positief conformiteitsadvies van de administratie alvorens in productie te gaan.

"

Artikel 4. (01/03/2026 - inwerkingtreding)

Dit besluit treedt in werking op 1 maart 2026.