Decreet over arbeidsduurtransparantie en maatregelen voor een conforme overurenregistratie

Het Vlaams Parlement heeft aangenomen en Wij, de Vlaamse Regering, bekrachtigen wat volgt.

INHOUDSTAFEL

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Hoofdstuk 2. Arbeidsduurtransparantie en conforme overurenregistratie binnen de Vlaamse diensten en de lokale overheden
Hoofdstuk 3. Interne controle en auditing inzake arbeidsduurtransparantie
Hoofdstuk 4. Toezicht en handhaving
Hoofdstuk 5. Inwerkingtreding

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. ( 01/05/2025 - Onderwerp en doelstelling )

Dit decreet stelt regels vast inzake arbeidsduurtransparantie en conforme overurenregistratie binnen de diensten van de Vlaamse overheid en de lokale overheden, met het oog op: 1° het waarborgen van juiste, volledige en tijdige registratie van arbeidsprestaties; 2° het bevorderen van interne en externe verantwoording; 3° het voorkomen en detecteren van systeemfouten en misbruik; 4° het versterken van de rechtspositie van personeelsleden door transparantie over werkroosters, overuren en compensaties.

Artikel 2. ( 01/05/2025 - Toepassingsgebied )

Dit decreet is van toepassing op: 1° de diensten van de Vlaamse overheid, inclusief intern verzelfstandigde agentschappen en publiekrechtelijke entiteiten die onder het toezicht van de Vlaamse overheid staan; 2° de provincies, gemeenten, autonome gemeentebedrijven, autonome provinciebedrijven, districten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid; 3° de rechtsopvolgers van de in 1° en 2° bedoelde entiteiten; 4° de opdrachtnemers en onderaannemers van de in 1° en 2° bedoelde entiteiten, voor zover zij personeel inzetten voor de uitvoering van opdrachten op of voor rekening van die entiteiten en voor die inzet gebruikmaken van door of namens die entiteiten verstrekte tijdsregistratiesystemen. Dit decreet doet geen afbreuk aan de federale arbeidswetgeving en aan de regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 3. ( 01/05/2025 - Begripsomschrijvingen )

Voor de toepassing van dit decreet wordt verstaan onder: 1° arbeidsduurtransparantie: de kenbaarheid, toegankelijkheid en verifieerbaarheid van gegevens over arbeidstijd, werkroosters, pauzes, overuren en compensaties; 2° overuren: prestaties die, overeenkomstig de toepasselijke rechtspositieregeling of arbeidstijdregelingen, het voor het personeelslid geldende uurrooster of de referentie-arbeidsduur overschrijden; 3° registratiesysteem: een elektronisch systeem, applicatie of toestel dat arbeidstijdgegevens en aanverwante informatie automatisch vastlegt, beveiligt, archiveert en ontsluit; 4° transparantierapport: een periodiek rapport met geaggregeerde en geanonimiseerde indicatoren over arbeidstijd en overuren; 5° entiteit: elke organisatie bedoeld in artikel 2, 1° en 2°; 6° personeelslid: elke persoon die op basis van een statutaire of contractuele rechtspositie arbeidsprestaties levert voor een entiteit; 7° audittrail: de onveranderbare logbestanden die alle aanmaak-, wijzigings- en toegangsgebeurtenissen met betrekking tot arbeidstijdgegevens registreren; 8° compensatie: de toekenning van betaalde vergoedingen of inhaalrust die de geregistreerde overuren dekt overeenkomstig de toepasselijke rechtspositionele of reglementaire bepalingen.

Artikel 4. ( 01/05/2025 - Algemene beginselen )

De arbeidsduurtransparantie en de overurenregistratie binnen de entiteiten beantwoorden aan de volgende beginselen: 1° juistheid en volledigheid: alle arbeidsprestaties en pauzes worden waarheidsgetrouw en zonder lacunes geregistreerd; 2° tijdigheid: registraties gebeuren op het moment van aanvang en beëindiging van prestaties en pauzes; 3° integriteit: registratiesystemen waarborgen onveranderbaarheid, detecteerbare wijzigingspogingen en bewaartermijnen; 4° toegankelijkheid: elke betrokkene heeft passende, veilige en kosteloze toegang tot zijn of haar eigen gegevens; 5° doelbinding en proportionaliteit: verwerking van gegevens beperkt zich tot wat noodzakelijk is voor arbeidstijdbeheer, rapportering, controle en naleving van wettelijke verplichtingen; 6° transparantie: relevante informatie over werkroosters, wijzigingsprocedures en overurencompensaties wordt duidelijk en tijdig meegedeeld; 7° non-retaliatie: personeelsleden die te goeder trouw onregelmatigheden melden, worden beschermd tegen nadelige gevolgen.

Artikel 5. ( 01/05/2025 - Verhouding tot andere regelgeving )

De toepassing van dit decreet gebeurt onverminderd: 1° de federale regelgeving inzake arbeidsduur, welzijn op het werk en loonbescherming; 2° de Unierechtelijke en federale bepalingen inzake bescherming van persoonsgegevens; 3° de toepasselijke rechtspositieregelingen en arbeidsreglementen binnen de entiteiten. Indien bepalingen uit dit decreet strijdig zouden lijken met federale arbeidsrechtelijke normen, primeert het federale recht en wordt dit decreet conform geïnterpreteerd.

Hoofdstuk 2. Arbeidsduurtransparantie en conforme overurenregistratie binnen de Vlaamse diensten en de lokale overheden

Artikel 6. ( 01/10/2025 - Verplicht elektronisch registratiesysteem )

Elke entiteit gebruikt een elektronisch registratiesysteem dat minimaal: 1° begin- en einduur van arbeidsprestaties en pauzes vastlegt; 2° de organisatorische eenheid, locatie of dienst associeert met de prestatie; 3° een onveranderbare audittrail bijhoudt; 4° authenticatie met persoonsgebonden middelen ondersteunt; 5° export in een open, machineleesbaar formaat mogelijk maakt; 6° beantwoordt aan de door de Vlaamse Regering vast te stellen minimale functionele en beveiligingsnormen (referentiekader VL-ADR-2025/01).

Artikel 7. ( 01/10/2025 - Realtime-toegang voor personeelsleden )

Elk personeelslid heeft via een digitale toepassing gratis en realtime toegang tot zijn of haar eigen arbeidstijdgegevens en overuren. De entiteit voorziet een laagdrempelige procedure om registraties te betwisten of te corrigeren, met vermelding van motivering, datum en verantwoordelijke voor elke correctie in de audittrail.

Artikel 8. ( 01/10/2025 - Registratie en validering van overuren )

Overuren worden: 1° op het moment van de prestatie afzonderlijk geregistreerd; 2° aan een voorafgaande of spoedeisende opdrachtkadering gekoppeld; 3° binnen de toepasselijke termijn gevalideerd door een hiërarchisch leidinggevende; 4° nooit afgerond naar beneden of gebundeld op een wijze die individuele verificatie onmogelijk maakt; 5° gevolgd door registratie van toegekende compensatie binnen de reglementaire termijnen. Het schrappen of overschrijven van geregistreerde overuren is verboden. Correcties gebeuren uitsluitend via een traceerbare correctiemodule.

Artikel 9. ( 01/01/2026 - Transparantierapportering )

Elke entiteit maakt elk kwartaal een transparantierapport op en publiceert dit intern. Het rapport bevat minstens: 1° het totaal aan gepresteerde uren en overuren per dienst; 2° het percentage overuren met tijdige compensatie; 3° het gemiddeld aantal kalenderdagen tussen prestatie en compensatie; 4° het aantal en de aard van vastgestelde registratie-anomalieën; 5° de getroffen corrigerende maatregelen. De rapporten zijn geanonimiseerd en laten geen individuele identificatie toe.

Artikel 10. ( 01/01/2026 - Werkroosters en wijzigingen )

Werkroosters worden minstens tien kalenderdagen vooraf ter kennis gebracht via een door de entiteit gekozen digitaal kanaal. Wijzigingen worden gemotiveerd, gelogd en onmiddellijk meegedeeld. De entiteit registreert de datum en het tijdstip van kennisgeving en de bevestiging van ontvangst door het personeelslid.

Artikel 11. ( 01/01/2026 - Aankoop en interoperabiliteit van systemen )

Bij de verwerving of vernieuwing van registratiesystemen hanteert de entiteit gunningscriteria die: 1° naleving van het referentiekader VL-ADR-2025/01 aantonen; 2° interoperabiliteit met loon- en personeelsbeheersystemen waarborgen via open standaarden; 3° volledige data-eigendom bij de entiteit verzekeren; 4° overdraagbaarheid van gegevens zonder meerkost mogelijk maken bij systeemvervanging.

Artikel 12. ( 01/01/2026 - Opleiding en verantwoordelijken )

De entiteit organiseert jaarlijkse opleidingen over het gebruik van het registratiesysteem en de regels inzake overuren. Zij duidt één of meer verantwoordelijken aan voor het arbeidstijdbeheer, die toezien op correcte toepassing, rapportering en opvolging van correcties.

Artikel 13. ( 01/01/2026 - Consultatie en evaluatie )

De entiteit organiseert voorafgaand overleg met de vertegenwoordigde personeelsorganisaties of, bij ontstentenis, met het bevoegde overlegorgaan over de implementatie en wijziging van het registratiesysteem en de procedures. Jaarlijks wordt een evaluatieverslag opgesteld en besproken in het bevoegde overlegorgaan.

Artikel 14. ( 01/01/2026 - Bescherming van melders )

Personeelsleden die te goeder trouw onregelmatigheden in verband met arbeidstijdregistratie of overuren melden, genieten bescherming tegen elke vorm van nadelige behandeling. De entiteit voorziet een vertrouwelijk meldpunt en behandelt meldingen binnen redelijke termijnen, met respect voor de rechten van alle betrokkenen.

Hoofdstuk 3. Interne controle en auditing inzake arbeidsduurtransparantie

Artikel 15. ( 01/03/2026 - Internecontrolekader )

Elke entiteit richt een gedocumenteerd internecontrolekader in voor arbeidstijdbeheer dat ten minste omvat: 1° functiescheiding tussen registratie, validatie en verloning; 2° periodieke steekproefcontroles; 3° procedures voor incidentbeheer en remediëring; 4° bewaartermijnen en toegangsrechtenbeleid voor arbeidstijdgegevens.

Artikel 16. ( 01/03/2026 - Interne audit en risicoanalyse )

De interne auditfunctie van de entiteit voert jaarlijks een risicoanalyse uit op het arbeidstijdbeheer en stelt een auditplan op. De auditresultaten worden met aanbevelingen bezorgd aan het leidinggevend ambtenaar en aan het bevoegde overlegorgaan. De opvolging van aanbevelingen wordt aantoonbaar gedocumenteerd.

Artikel 17. ( 01/03/2026 - Corrigerende actieplannen )

Bij vastgestelde tekortkomingen stelt de entiteit binnen zestig kalenderdagen een corrigerend actieplan op met verantwoordelijken, termijnen en meetbare doelstellingen. De realisatiegraad wordt opgenomen in het eerstvolgende transparantierapport.

Hoofdstuk 4. Toezicht en handhaving

Artikel 18. ( 01/04/2026 - Toezichtbevoegdheid )

Het Agentschap voor Overheidsbeheer en Personeelszorg wordt belast met het toezicht op de naleving van dit decreet. De door het agentschap aangewezen toezichthouders beschikken, binnen de grenzen van hun opdracht, over de bevoegdheid om: 1° inzage te vragen in registratiesystemen, audittrails en transparantierapporten; 2° ter plaatse vaststellingen te doen en verklaringen te vragen; 3° herstelmaatregelen en termijnen op te leggen; 4° bij niet-naleving een proces-verbaal van vaststelling op te maken. Toezichtsactiviteiten gebeuren met inachtneming van de regels inzake gegevensbescherming en beroepsgeheim.

Artikel 19. ( 01/04/2026 - Bestuurlijke sancties en herstel )

Indien een entiteit de verplichtingen uit dit decreet niet naleeft, kan het Agentschap voor Overheidsbeheer en Personeelszorg, na het recht van verdediging te hebben gewaarborgd: 1° een aanmaning met bindende herstelmaatregelen opleggen; 2° een bestuurlijke geldboete tussen 1.000 en 50.000 euro opleggen, in functie van de ernst, de duur en de herhaling van de inbreuk; 3° in geval van volgehouden niet-naleving, de betrokken minister inlichten met het oog op bijkomende bestuurlijke maatregelen binnen het toepasselijke toezichtskader. De opgelegde sancties worden gemotiveerd en kunnen worden herzien indien de entiteit binnen de opgelegde termijn volledig herstel aantoont.

Hoofdstuk 5. Inwerkingtreding

Artikel 20. ( 01/05/2025 - Inwerkingtredingsbepalingen )

Dit decreet treedt in werking als volgt: 1° artikelen 1 tot en met 5 en 20 op 1 mei 2025; 2° artikelen 6 tot en met 8 op 1 oktober 2025; 3° artikelen 9 tot en met 14 op 1 januari 2026; 4° artikelen 15 tot en met 17 op 1 maart 2026; 5° artikelen 18 en 19 op 1 april 2026. De Vlaamse Regering kan de inwerkingtreding van de in het eerste lid bedoelde artikelen vervroegen indien de nodige uitvoeringsbesluiten eerder in werking treden.